Ein professionelles Performance-Management ist im Mittelstand ab 400 Mitarbeitern und in den Großunternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz noch längst keine Selbstverständlichkeit. Zwar räumen fast drei Viertel der Unternehmen ein, sie würden die Arbeitsleistung und das Entwicklungspotenzial ihrer Führungskräfte und ihrer Mitarbeiter bewerten. Tatsächlich fährt aber weniger als die Hälfte der befragten Unternehmen den Ansatz, dass sie das Performance-Management regelmäßig durchführen. Fast drei von zehn Betrieben setzen diesen Managementansatz nur in Teilen und zudem unregelmäßig um. Immerhin jedes vierte Unternehmen erkennt für sich noch keine Relevanz im Performance-Management. Insbesondere große Unternehmen führen regelmäßig ein strukturiertes Performance-Management durch, dagegen betreibt es nicht einmal jeder zweite Betrieb mit weniger als 1.000 Mitarbeitern. Das belegt die Studie „HR-Performance-Management 2020“, die FRANKFURT BUSINESS MEDIA – der F.A.Z.-Fachverlag in Kooperation mit dem Mitherausgeber Cornerstone OnDemand durchgeführt hat. Dafür wurden 500 Top-Manager und HR-Entscheider in Betrieben aus der DACH-Region online anhand eines strukturierten Fragebogens befragt. Die Unternehmen haben mindestens 400 Mitarbeiter bzw. mindestens 50 Millionen Euro Umsatz.
Vor allem Führungskräfte und leitende Angestellte werden gemessen
Fast neun von zehn Unternehmen messen die Performance der mittleren Führungsebene bzw. der leitenden Angestellten. Zudem stehen auch das Top-Management sowie Experten und Spezialisten im Fokus. Das wichtigste Ziel, das die Unternehmen mit dem Performance-Management verfolgen, ist die Freiheit für die Mitarbeiter, sich selbst individuelle Ziele in Anlehnung an die Unternehmensstrategie zu setzen. Weiterhin soll durch das Performance-Management die Kommunikation zwischen Mitarbeiter und Führungskraft verbessert werden. Auch sollen die Mitarbeiter gemeinsam mit den Führungskräften individuelle Maßnahmen für die Personalentwicklung festlegen.
Arbeitgeber gewähren den Mitarbeitern im Rahmen des Performance-Managements Freiräume, um sich eigene Ziele zu setzen, und wollen ermitteln, an welchen Stellen sie sie individuell am besten fördern und entwickeln können. Deshalb messen viele Unternehmen auch den Grad der Zielerreichung und wollen dafür auf den Einsatz von IT-Lösungen zurückgreifen. Allerdings arbeitet die Mehrzahl der befragten Unternehmen beim Performance-Management-Prozess noch nicht mit geeigneten HR-IT-Programmen. Ein Drittel der Unternehmen greift weiterhin auf Standardsoftware wie Excel zurück. Vor allem kleinere Unternehmen mit weniger als 1.000 Beschäftigten setzen noch Standardsoftware ein.
Immerhin 30 Prozent der Betriebe arbeiten mit einer Inhouse-Installation eines HR-Managementsystems. Fast jedes vierte Unternehmen nutzt noch gar keine IT-Lösung für das Performance-Management. Auf Software as a Service (SaaS) greifen nur wenige Unternehmen zu diesem Zweck zurück.
Performance-Daten werden zu wenig für andere HR-Aufgaben eingesetzt
Auch für die langfristige Nutzung von Performance-Daten für andere HR-Aufgaben sind die meisten Unternehmen nicht gut aufgestellt. 39 Prozent der Unternehmen speichern die Mitarbeiterdaten, die sie mittels des Performance-Managements generiert haben, langfristig. Die mit dem Performance-Management erfassten Daten nutzen die Unternehmen vor allem für ihr Talentmanagement und ihre Nachfolgeplanung. Gut jedes dritte Unternehmen gibt an, die Daten zu nutzen, um die eigene Organisation und Prozesse zu optimieren.
Den Erfolg des IT-Einsatzes für das Performance-Management messen die Unternehmen vor allem anhand der Zielerreichung. Diese sollte nach Ansicht der meisten Unternehmen leicht verfolgbar sein, so dass eine hohe Transparenz des Zielerreichungsprozesses erforderlich ist. Fast jedes zweite Unternehmen misst den Erfolg von IT-Lösungen für das Performance-Management daran, wie transparent die Mitarbeitermotivation dokumentiert werden kann bzw. wie Mitarbeiter über das Erreichen individueller Ziele zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen. Den Einsatz von IT-Tools bewerten manche Unternehmen zudem als erfolgreich, wenn sie Ziele einfach anpassen können, sofern sich Veränderungen in der geschäftlichen Ausrichtung ergeben.
Während nur jedes dritte mittelständische Unternehmen mittels IT-Tools Kompetenzen und Wissenslücken von Mitarbeitern identifiziert und nachverfolgt, ist diese Funktion für Großunternehmen in ihrem Performance-Management längst fest etabliert. Bei der Zielerreichung ist es den mittelständischen Unternehmen weniger wichtig, mit Hilfe der Software Zielabweichungen und Anpassungsbedarfe in Echtzeit ausweisen zu können, um dadurch vakante Führungs- und Expertenpositionen durch interne Talente besetzen zu können. Hier nehmen Großunternehmen zum Teil eine andere Position ein, indem sie entweder bereits eine HR-spezifische IT-Lösung einsetzen oder eine solche Lösung anstreben, die jeweils den aktuellen Grad der Zielerreichung visualisiert.
Kontinuierliches Feedback wird selten gegeben
Kontinuierliches Feedback mag in vielen Unternehmen ein mittelfristiges Ziel im Zusammenhang mit dem Performance-Management sein. Doch die Realität in der DACH-Region sieht heute anders aus. So gibt gut jedes vierte Unternehmen, das ein Performance-Management betreibt, den Mitarbeitern prinzipiell lediglich im Jahresrhythmus Feedback. Andere mittelständische Betriebe erachten es sogar nur bei besonderen Anlässen für erforderlich, den Mitarbeitern Rückmeldung zu ihrer Leistung zu geben. So informiert ein knappes Viertel der Unternehmen die Mitarbeiterschaft lediglich bei relevanten Veränderungen im Unternehmen. Nur wenige Unternehmen haben einen permanenten Feedbackprozess implementiert.
Das Performance-Management stützt sich in gut neun von zehn Unternehmen auf Feedbackgespräche mit den Mitarbeitern. Ein weiteres, häufig angewendetes Mittel ist der Abgleich der gesetzten Ziele mit dem tatsächlich Erreichten. Ein 360-Grad-Feedback kommt vor allem in großen Betrieben mit mehr als 5.000 Mitarbeitern zum Einsatz. Dabei wird die Leistung eines Mitarbeiters aus verschiedenen Perspektiven beleuchtet und durch mehrere Personen aus unterschiedlichen Perspektiven beurteilt. Doch dieser Ansatz ist selbst für Konzerne oft zu aufwendig, so dass sie das 360-Grad-Feedback auf einen Kreis von wenigen Zielpersonen beschränken. Fast jedes zweite Unternehmen arbeitet mit Einstufungsverfahren. Eine einfache Bewertungsskala in Anlehnung an das Schulnotensystem findet in knapp jedem dritten Unternehmen Anwendung.
Der Zeitaufwand rund um das bislang betriebene Performance-Management ist hoch. So beziffern acht von zehn Führungskräften für ein Performance-Gespräch samt Vor- und Nachbereitung einen zeitlichen Aufwand von einer bis drei Stunden. Weitere 10 Prozent veranschlagen den zeitlichen Aufwand auf vier bis fünf Stunden.
