Die Arbeitswelt ist im Wandel. Gerade in Zeiten der Pandemie waren und sind viele gezwungen, virtuell zusammenzuarbeiten und neue Wege der Kommunikation zu gehen.
Weniger Planbarkeit und veränderte Lebenswelten, bei denen „Work“ und „Life“ in Balance gehalten werden sollen, erfordern mehr Flexibilität. Das wirkt sich auch auf Arbeitsstrukturen und Routinen aus: So ist es zum Beispiel nicht mehr zwingend notwendig, dass Mitarbeiter und Führungskräfte zur gleichen Zeit in ein und demselben Büro oder Gebäude anwesend sind. Vielmehr können sie Besprechungen, unterstützt durch entsprechende Technik, ortsunabhängig durchführen. Zusammenarbeit kann nicht mehr nur in Präsenz, sondern auch virtuell und remote stattfinden.
Kommunikation im Wandel: von „push“ zu „pull“
Mit zunehmender Vernetzung werden kollaborative Tools für Unternehmen immer wichtiger. Was sie bewirken, zeigt eine Analyse von IT-Experte Christoph Kappes. Er beschreibt darin, wie „Urgesteine der Kollaboration“ – dazu zählen E-Mails – um neue Tools wie Trello, Asana und Wunderlist, Doodle oder Confluence ergänzt werden. Das klassische Schwarze Brett oder der E-Mail-Verteiler gehören somit in vielen Unternehmen bereits der Vergangenheit an.
Genau wie Menschen im Privatleben Informationen via Twitter & Co. erhalten, erfolgt dies jetzt auch immer häufiger in Unternehmen: themenspezifisch und transparent. Wer sich für die transportierten Inhalte interessiert und die Informationen für seinen Arbeitsalltag benötigt, kann sich diese eigenverantwortlich „ziehen“. Jeder entscheidet selbst, was er wann liest. So hat sich nicht nur die Kommunikationskultur im Privatleben, sondern auch im Beruf grundlegend verändert.
Kommunikation und Kollaboration: Kern digitaler Kompetenz
Doch was bedeutet dieser Wandel für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, und welche Kompetenzen müssen sie für die neue Art der Zusammenarbeit mitbringen oder sich noch aneignen? Gilt „Learning by doing“, oder müssen sie Kommunikation und Kollaboration in einer immer digitaler werdenden Welt neu erlernen?
Nach DigComp 2.1, dem führenden, von der Europäischen Kommission entwickelten Rahmen für digitale Kompetenzen, handelt es sich bei „Kommunikation und Kollaboration“ um einen von fünf Kernbereichen. Damit sind folgende Fähigkeiten gemeint:
- Informationen finden und filtern können
- Fake News von echten Nachrichten unterscheiden können
- Phishing Mails identifizieren können
- in der Lage sein, dezentral zu arbeiten (beispielsweise orts- und zeitunabhängig gemeinsam an einem Dokument arbeiten, mit internationalen Teams, per Nachverfolgung von Änderungen und automatisierter Kommunikation)
Verbesserte Skills als Wirtschaftsfaktor
Ob dazu jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin bereits fähig ist, lässt sich messen, beispielsweise mittels eines Serious Game, das Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen cloudbasiert spielen und dabei ihre digitalen Skills unter Beweis stellen. Dabei können sie zeigen, ob sie gut oder weniger gut, schnell oder langsam kommunizieren, ob sie digital interagieren und dadurch auch im täglichen Doing gut vorankommen können.
Steht es bei der Belegschaft eher schlecht um diese Kompetenzen, kostet das Unternehmen Zeit und Geld, und sie müssen ihre Talente unterstützen. Durch neue Hardware und Software wie digitale Collaboration-Tools können Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zufriedener und gleichzeitig produktiver sein. Dies ist insbesondere darauf zurückzuführen, dass solche Tools die Kommunikation innerhalb von Teams und zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten vereinfachen und beschleunigen können.
Zudem sind diese Lösungen flexibel einsetzbar und verbessern insgesamt die Rentabilität und Produktivität eines Unternehmens. Die größten Potentiale für eine flächendeckende Nutzung haben dabei Videokommunikationstools, ein cloudbasierter Datenaustausch sowie Webkonferenzen.
Viele Unternehmen setzen solche Tools bereits ein. Laut einer Umfrage nutzt fast die Hälfte (44 Prozent) der Berufstätigen unter 40 Jahren Chatdienste bereits für den direkten internen Austausch. Damit greifen sie signifikant häufiger auf dieses Tool zurück als Berufstätige höherer Altersklassen, von denen nur rund ein Viertel sehr häufig bzw. häufig via Chat kommuniziert. Die mögliche Folge: Es kann ein Gap entstehen – zwischen den Personen, die digitale Kompetenzen mitbringen, und denen, deren Skills in diesem Bereich ausbaufähig sind.
Pandemie als Katalysator für Digitalisierung
Die Pandemie ist ein Katalysator für die Digitalisierung und Veränderung der Arbeitswelt. Umso alarmierender sind die Ergebnisse der Studie „Kollaboration – Erfolgsfaktor Zusammenarbeit“ . Auf die Frage, wie es um die Kommunikationskultur im Unternehmen bestellt ist, antworteten 51 Prozent der Befragten, dass viele Meetings ohne konkretes Ergebnis oder ohne Arbeitsauftrag endeten, 45 Prozent beurteilten Meetings als überflüssig, 31 Prozent gaben an, dass in vielen Meetings die falschen Teilnehmer säßen. 70 Prozent bemängelten das hohe E-Mail-Aufkommen über große Verteiler, 33 Prozent, dass die Kommunikation eher zufällig als zielgerichtet erfolge. Da zudem 50 Prozent der Unternehmen angaben, dass die Führungskräfte beim Thema Zusammenarbeit noch Nachholbedarf hätten, verwundert es nicht, dass diese mit virtuellen Teams im Home-Office noch weniger funktioniert als vor Beginn der Coronapandemie.
Demnach gilt es jetzt, „New Work“ im eigenen Unternehmen neu zu definieren. Der Beginn sollte sein, sich seiner digitalen Kompetenzen bewusst zu werden, sie zu analysieren und bei Bedarf weiterzuentwickeln. „Data-driven Empowerment“ lautet der Fachbegriff dafür. Unternehmen und Führungskräfte sollten die Chance nutzen und die wirtschaftliche Bedeutung von digitaler Kommunikation und Kollaboration keinesfalls unterschätzen. Zeitersparnis, die Verbesserung von Produkten und Services, Geschäftsprozessen und Beziehungen zu Kunden und Kundinnen sind gute Gründe, daran zu arbeiten.
Roman R. Rüdiger, CEO talent::digital