Das Recruiting vor 50 Jahren bot noch nicht die gleichen Möglichkeiten, wie wir sie heute haben: Mittlerweile können wir Bewerbungen digital empfangen, uns übergreifend virtuell abstimmen und uns an die Bearbeitung von Aufgaben erinnern lassen. Dafür gibt es verschiedene Tools und Bewerbermanagementsoftware.
Talente früh für sich gewinnen
Doch was zeichnet einen effizienten Bewerbungsprozess aus? Oder anders gefragt: Wie können wir Bewerberinnen und Bewerber von Anfang an binden, so dass nicht die Gefahr einer Abwanderung zu einem anderen Unternehmen besteht?
Bewerberinnen und Bewerber wünschen sich vor allem einen schnellen, unkomplizierten Prozess. Sie fragen sich: Ist die Karriereseite gut auffindbar und übersichtlich gestaltet? Möchte das Unternehmen nur die wichtigsten Unterlagen haben? Funktioniert die Bewerbung mit nur wenigen Klicks? Erfolgt eine automatisierte, aber persönliche Empfangsbestätigung sofort nach Bewerbungseingang?
Für Personalerinnen und Personaler hingegen zählen vor allem eine gute Übersichtlichkeit und kurze Abstimmungswege. So können sie den Bewerberinnen und Bewerbern schnell eine Rückmeldung geben und diese von Anfang an binden.
Außerdem müssen die Recruiterinnen und Recruiter kontrollieren können, wer welche Dokumente einsehen darf. Dabei hilft ein Rollen- und Rechtekonzept im System, das dafür sorgt, dass einzelne Personen nur das sehen können, was sie sehen dürfen.
Auch wenn ein Unternehmen einmal nicht so schnell reagieren kann, wie es gern möchte, können automatische Zwischenbescheide mit den Worten „Es tut uns leid, es dauert leider noch ein bisschen“ den Bewerberinnen und Bewerbern ein Sicherheitsgefühl vermitteln.
Ist die erste Hürde der Bewerbung und des Erstkontakts genommen, geht es um ein erstes persönliches Kennenlernen: das Vorstellungsgespräch. In Zeiten von Mobile Office muss dieses nicht vor Ort im Büro stattfinden, sondern ist auch remote möglich. Das ist gerade für Kandidatinnen und Kandidaten, die eine lange Anreise hätten, ein großer Vorteil.
Mit Hilfe von Bewerbermanagementsoftware können die Gesprächspartner und -partnerinnen Termine direkt über das System mit einem gängigen Kommunikationstool vereinbaren. Wenn sogar Kalender eingebunden werden können, kann die Terminsuche den Talenten per Link überlassen werden.
Ist das Gespräch erfolgt und das Unternehmen hat versprochen, sich innerhalb von fünf Tagen zu melden, so kann sich die Personalabteilung von einer Software daran erinnern lassen.
Um den Prozess stetig weiterzuentwickeln, können Reportings und das Einholen von Feedback helfen. Damit kann HR einschätzen, ob der Prozess gut läuft und was verbessert werden kann.
Preboarding nicht vergessen
Hat ein Talent den Arbeitsvertrag unterschrieben, wiegen sich viele Unternehmen in Sicherheit. Das ist ein Fehler, denn der Weg bis zum ersten Arbeitstag und auch darüber hinaus ist häufig noch lang. Nur selten können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer von einem auf den anderen Tag beim neuen Arbeitgeber anfangen. Eigentlich geht es nach der Vertragsunterschrift – die Unternehmen als Absichtserklärung verstehen sollten – , erst richtig los: Das Preboarding steht an.
Onboarding: neue Teammitglieder langfristig binden
Die Vorfreude auf den ersten Arbeitstag ist groß. Vorher müssen aber noch viele organisatorische Dinge geklärt werden. Diese können Personalerinnen und Personaler mit Hilfe einer Onboarding-Software strukturieren und gleichzeitig Kontakt zum neuen Teammitglied halten und es mit Informationen versorgen. Über ein solches Portal können Unternehmen Informationen zum Dresscode oder zur Anfahrt bereitstellen oder das neue Teammitglied zu einem Firmenevent einladen. Dort kann auch der Fortschritt der Einrichtung des Arbeitsplatzes geteilt werden, und ein Countdown zeigt an, wie viele Tage es noch bis zum Start zu überbrücken gilt. Es ist auch möglich, Dokumente auszutauschen, damit lästiger Papierkram am ersten Arbeitstag entfällt.
Ein wichtiges Plus auf Seiten der Recruiterinnen und Recruiter bei der Nutzung einer Onboarding-Software: Die teamübergreifende Abstimmung fällt deutlich leichter. Auch Personen, die nur am Rande am Onboarding beteiligt sind, können einbezogen werden, indem sie Aufgaben und Erinnerungen erhalten, was zu tun ist. So kann einem Teammitglied in der IT die Aufgabe der Arbeitsplatzeinrichtung zugewiesen werden. Dafür muss diese Person keinen Zugang zum System haben. Der Onboardee wiederum kann dann über den Fortschritt informiert werden und erfährt, was im Hintergrund los ist. So steht das neue Teammitglied die ganze Zeit im Fokus.
Auch den Personalerinnen und Personalern selbst können durch die Nutzung einer Software keine Aufgaben mehr durchrutschen, da sie sich daran erinnern lassen und ständig einsehen können, welche Aufgaben schon erledigt und welche noch offen sind – von der Bestellung eines Blumenstraußes bis hin zur Bereitstellung von Informationen zum Firmenwagen.
Die ersten Wochen sind vorbei – und jetzt?
Liegt der erste Arbeitstag schon einige Zeit zurück und ist sogar die Probezeit bereits vorbei, so ist die Betreuungsphase schon in vollem Gange. Unternehmen mögen jetzt denken, dass das Teammitglied mittlerweile komplett „angekommen“ ist. Das ist zwar fachlich und organisatorisch richtig, aber kulturell oder sozial kann es noch Ungereimtheiten geben. Es kann daher helfen, auch nach einigen Monaten noch regelmäßig zu Feedbackgesprächen einzuladen und offen für Kritik zu sein. Auch an diese Gespräche kann ein Onboarding-System erinnern.
Nina Rahn, Geschäftsführerin, d.vinci, und
Lara Jagdmann, Team Marketing, d.vinci