Claudia Renner: Willi, du hast am 1. März 2020 bei uns angefangen, also ganz kurz vor dem Lockdown. Der Start in einen neuen Job ist immer mit Nervosität und Unsicherheit verbunden. Bei dir kam die allgemeine Verunsicherung durch die Pandemie hinzu. Wie hast du dich an deinen ersten Arbeitstagen bei deinem neuen Arbeitgeber gefühlt?
Willi Lübbers: Ich habe mir natürlich viele Gedanken zu meinen ersten Arbeitstagen gemacht und mich zunächst ganz darauf konzentriert. Anfang März diesen Jahres schien die Pandemie noch weit weg zu sein. Als zwei Wochen später der Shutdown kam, war das plötzlich eine ganz neue, seltsame Situation, mit der ich Schwierigkeiten hatte, umzugehen.
Claudia Renner: Was hat dir geholfen, die neue Situation zu bewältigen?
Willi Lübbers: Ich habe, so gut es geht, versucht, aus dem Homeoffice weiter zu arbeiten. Dazu habe ich organisiert und ausgelotet, was ich überhaupt von zu Hause aus sinnvoll tun kann. Recht schnell hatte ich für mich Aufgaben gefunden. Die Kurzarbeit hat mich dann erst einmal gezwungen, die Füße still zu halten. Damit hatte ich zu kämpfen, besonders mit der Ungewissheit, wie alles weitergeht.
Aber wie hast du die Anfangszeit der Pandemie erlebt? Wie seid ihr in der HR-Abteilung mit der Unsicherheit umgegangen?
Claudia Renner: Für uns war Kommunikation das Schlüsselwort. Der regelmäßige, offene Austausch im eigenen Team sowie mit der Geschäftsführung hat uns geholfen. Die Offenheit und Ehrlichkeit haben wir auch schnell in die Company-Stand-ups integriert.
Mit regelmäßigen Updates zur faktischen Lage des Unternehmens wollen wir insbesondere unseren neuen Kollegen Unsicherheiten nehmen und Vertrauen schaffen.
Hast du das als hilfreich empfunden?
Willi Lübbers: Die Company-Stand-ups mit den Updates haben mir viele Ängste genommen. Hilfreich waren auch die persönlichen Gespräche sowie die Atmosphäre im Büro und im Team – das Gefühl, auf Augenhöhe miteinander zu sprechen und zu arbeiten. Ich konnte fragen, wenn ich etwas nicht verstanden hatte, und es war immer jemand da, der ein offenes Ohr hatte. Die Onboarding-Termine für verschiedene Bereiche im Unternehmen waren tolle Eisbrecher. Ich konnte schnell lernen und zeitgleich die Mitarbeiter kennenlernen. Die „Kaffeemaschinengespräche“ haben dabei auch sehr geholfen. Die haben mir im Homeoffice gefehlt.
Claudia Renner: Mir auch! Kaffeemaschinengespräche auch vom Homeoffice heraus zu führen fällt uns tatsächlich noch immer schwer. Hier suchen wir noch nach geeigneten Formaten, da diese kurzen Gespräche für das Onboarding, aber auch für die Teampflege, eine wichtige Rolle spielen. In einigen Teams funktionieren Coffee Dates bereits gut, aber gerade in übergreifenden Bereichen gibt es da noch Luft nach oben.
Apropos Luft nach oben: Was können wir aus deiner Sicht beim Onboarding noch verbessern?
Willi Lübbers: Im Prinzip kann ich nicht wirklich viele Verbesserungsvorschläge nennen, weil alles gut lief. Ich habe mich von Anfang an wohl gefühlt. Das Team hat mich gut aufgenommen. Ich habe gemerkt, dass das Team gemeinsam hinter dem Unternehmen steht.
Was ich auch schön fand, war, dass ich jederzeit Fragen stellen konnte und Hilfe bekommen habe – sogar ungefragt.
Manchmal haben mir ein paar Informationen gefehlt, die ich brauchte, um Prozesse oder Strukturen zu verstehen. Aber das ist normal, wenn man neu in ein Unternehmen kommt. Und ich hätte mir im Homeoffice manchmal etwas mehr Kontakt zum Team gewünscht. Aber in einer so speziellen Situation ist es, denke ich, normal, dass die Kommunikation ein wenig leidet.
Welche Erkenntnisse habt ihr aus euren Erfahrungen in der Pandemie gewonnen?
Claudia Renner: Im Allgemeinen haben wir festgestellt, dass Homeoffice in fast allen Bereichen besser funktioniert als gedacht. Außerdem ist der Krankenstand dank der erhöhten Work-Life-Balance durch Arbeit am heimischen Schreibtisch gesunken. Gemeinsam mit Kollegen, Partnern und Kunden haben wir neue Kommunikationswege entdeckt und gelernt, diese zielführend zu nutzen.
Und wir sind toleranter geworden: Kinder crashen Videocalls, Postboten klingeln während Meetings – all das akzeptieren wir inzwischen augenzwinkernd.
Willi, du sagtest, dass du dir manchmal mehr Kommunikation mit dem Team gewünscht hättest. Das ist tatsächlich auch eine der besonderen Herausforderungen des Remote Onboardings.
Zum einen kommt der persönliche Austausch mit dem neuen Mitarbeiter häufig zu kurz. Dabei ist gerade der frühzeitige, regelmäßige Kontakt zum neuen Mitarbeiter im Remote Onboarding besonders wichtig. Nicht nur durch HR, sondern auch durch das Team und die Geschäftsführung.
Zum anderen fällt die Vernetzung mit Kollegen aus anderen Bereichen schwerer, und die Teambindung kann nicht wie üblich aufgebaut werden. Beides ist zeitintensiver und fordert mehr Kreativität. Hier mussten und müssen wir Prozesse noch neu denken, nicht nur für den Akutfall, sondern auch auf lange Sicht.
Willi Lübbers: Warum?
Claudia Renner: Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben – Remote Onboarding wird in Zukunft zum Normalfall. Um das erfolgreich zu gestalten, sollten Unternehmen dabei insbesondere soziale Kontakte und das Vernetzen ins Visier nehmen.
Wir haben festgestellt, dass dies deutlich leichter wird, wenn wir offen sind für neue Methoden, Tools und Herangehensweisen, beispielsweise durch den Austausch mit anderen Unternehmen. Auch hinterfragen wir bestehende Vorgänge, um Verbesserungspotenzial zu erkennen. So ebnen wir den Weg für Innovation.
Erzähl mal, welche Tipps zum Onboarding aus dem Homeoffice kannst du Unternehmen geben?
Willi Lübbers: Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Es sollte ein kontinuierlicher Draht zwischen beiden Seiten bestehen – das erleichtert viel. Ansonsten kann ich den Tipp geben, sich aktiv um den Mitarbeiter zu kümmern, denn das erhöht dessen Motivation.
Für die bessere Lesbarkeit des Textes verzichten wir auf die Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.