Wie können neue Talente schnellstmöglich integriert werden?
Zwei Punkte sind beim Onboarding essentiell: Ansprechbarkeit gewährleisten und ein Zugehörigkeitsgefühl vermitteln. Das bedeutet, dass Teammitglieder stets eine „offene Tür“ signalisieren sollten. Der Onboardee sollte wissen, dass er jederzeit jegliche Fragen stellen darf. Und auch das Team sollte nicht zu zurückhaltend mit Informationen sein: Ein Onboardee fühlt sich wertgeschätzt, wenn er viele Informationen und Interna bekommt und auch „alte Geschichten“ erfährt. Genau diese haben häufig dazu beigetragen, dass das Unternehmen so ist, wie es sich heute präsentiert. Beziehen Sie das neue Teammitglied im Zweifel lieber in zu viele Termine ein als in zu wenige, und versorgen Sie es von Anfang an mit Aufgaben – es sollte keine Langeweile aufkommen.
Regelmäßige Gespräche mit dem Neuankömmling helfen, die ersten Tage gemeinsam Revue passieren zu lassen. Egal, ob es dabei kritische Punkte gibt oder nicht, die Anwesenheit einer Personalerin oder eines Personalers kann dabei hilfreich sein.
Um im gesamten Unternehmen und nicht nur im neuen Team anzukommen, sind Kennenlerntermine mit allen Abteilungen eine gute Idee. Diese kann entweder HR oder das Team eigenständig organisieren. Gibt es im Unternehmen einige übergreifende Meetings, können Sie diese auch für den Onboardee öffnen, auch wenn sie oder er noch keine aktive Rolle einnimmt. Gerade das übergreifende Kennenlernen abseits des eigenen Teams kann wichtige Schnittstellen im Unternehmen aufzeigen, die der Onboardee sonst verpassen würde.
In jedem Fall hilft es, wenn das Team im Onboardingprozess nicht nur virtuell zusammenarbeitet, sondern es sich auch Zeit nimmt, um am Arbeitsort zusammenzukommen. Dort fällt auch das richtige Kennenlernen, abseits des fachlichen, leichter, und ein Bürorundgang ist eine tolle Idee, um den neuen Gesichtern zu begegnen.
Für einen tollen ersten Arbeitstag kann ein kleines Willkommensgeschenk organisiert und der Schreibtisch geschmückt werden. Auch ein gemeinsames Mittagessen sollte dazugehören.
Entscheidende Faktoren: Vorbereitung und Verantwortung
Es kann noch so viele Ideen für das Onboarding des neuen Teammitglieds geben: Am wichtigsten jedoch ist, dass alle Teammitglieder sich die Zeit nehmen, die neue Kollegin oder den neuen Kollegen kennenzulernen, und so ihre Wertschätzung zum Ausdruck bringen. Das bedeutet: HR muss ein Bewusstsein dafür schaffen, dass die Teammitglieder Verantwortung tragen und sich die Zeit nehmen müssen, das Onboarding zu begleiten. Das kann mal mehr und mal weniger intensiv sein, daher ist zeitliche Flexibilität gefragt. Helfen kann bei der Planung ein strukturierter Einarbeitungsplan.
Auch wichtig: Jeder Onboardee ist anders. Bei der einen geht die Einarbeitung ganz schnell, bei dem anderen dauert es länger. Auch nach mehreren Wochen kann es noch viele Fragen und Unsicherheiten geben. Daher ist die Einstellung „Es gibt keine dummen Fragen“ genau die richtige.
Das i-Tüpfelchen: Aktionen, die Eindruck hinterlassen
Viele der oben genannten Ideen und Tipps mögen standardmäßig und selbstverständlich erscheinen, sind sie aber oft nicht. Hier sind ein paar außergewöhnliche Willkommensideen zusammengefasst, quasi das Tüpfelchen auf dem i des Onboardings:
- Gemeinsam zeitnah ein erstes Teamevent (z.B. einen Escape Room) planen. Das vermittelt das Gefühl, gemeinsam etwas schaffen zu wollen.
Kennenlernquiz: Es wäre doch mal etwas anderes, wenn sich das Team nicht einfach nur vorstellt, sondern wenn der Onboardee Dinge erraten und Eigenschaften den Kolleginnen und Kollegen zuordnen könnte. - Sollte der Onboardee kurz vor oder nach dem ersten Arbeitstag Geburtstag haben, können Sie hierzu schon eine Kleinigkeit organisieren. Das drückt besondere Wertschätzung aus.
- Ein kurzes persönliches Willkommensvideo vom neuen Team, das Sie einige Tage vor dem Start verschicken, hilft, Distanz abzubauen.
- Alternativ können sich Teammitglieder und neue Kolleginnen und Kollegen auch schon vorab über die sozialen Netzwerke vernetzen.
- Ein ungezwungenes Kennenlernen in neutraler Atmosphäre, beispielsweise in einer Kneipe um die Ecke, kann den Druck nehmen.
- Eine nützliche Idee für die ersten Wochen: Die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter bekommt eine gelbe und eine rote Karte, die immer gezogen werden dürfen. Wird im Gespräch, in einer E-Mail oder im Chat der Begriff „gelbe Karte“ vorangestellt, kann sich das neue Teammitglied darauf verlassen, dass sich in der nächsten Stunde jemand meldet, um die Unsicherheit aus der Welt zu schaffen. Wird der Begriff „rote Karte“ verwendet, meldet sich sofort jemand beim Onboardee – auch wenn sich diese Person gerade in einem Termin befindet. Das schafft ein wertvolles Sicherheitsgefühl im Sinne von: „Egal was kommt, irgendjemand ist für mich da.“
Wie kann HR unterstützen?
All die oben genannten Dinge sind wichtig, um dem Onboardee einen schönen Start zu ermöglichen. Sie können aber nur umgesetzt werden, wenn sich die Teammitglieder der Ideen und Maßnahmen auch bewusst sind – und genau an dieser Stelle kommt HR ins Spiel.
Es ist Aufgabe von HR, die Kolleginnen und Kollegen darin zu bestärken, sich für ein gutes Onboarding zu engagieren und sie darauf aufmerksam zu machen, dass es nicht ausreicht, wenn am ersten Arbeitstag ein Blumenstrauß auf dem Schreibtisch steht. Die Personalabteilung muss dafür sorgen, dass sich die Teammitglieder um den Onboardee kümmern, ihm mit Rat und Tat zur Seite stehen und für Fragen offen sind.
Die Personaler und Personalerinnen können den Prozess unterstützen, indem sie nicht nur aktiv das Gespräch zum Onboardee, sondern auch zum Team suchen und fragen, wie die Einarbeitung läuft. So kann Missverständnissen und Fehleinschätzungen schnell entgegengewirkt werden. Da das Team häufig noch näher am neuen Kollegen dran ist, ist es sinnvoll, regelmäßig ins Gespräch zu kommen und Unterstützung anzubieten.
Lara Jagdmann, Team Marketing, d.vinci