Unsere Zusammenarbeit hat sich verändert und wird sich weiter verändern. Arbeitnehmer arbeiten zunehmend flexibel. Wo auch immer sie sich auf der Welt befinden: Die Zusammenarbeit muss organisiert werden. Dazu gehört auch, hybride Meetings gut zu gestalten und allen Teilnehmern ein positives Erleben zu ermöglichen.
Das fordert Führungskräfte heraus. Arbeitgeber sollten daher nicht nur die geeigneten Technologien für hybride Meetings zur Verfügung stellen, sondern auch Richtlinien dafür aufsetzen und dadurch ihre Führungskräfte unterstützen.
Wie wichtig das ist, unterstreicht eine Umfrage des Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Instituts der Hans-Böckler-Stiftung (WSI). Demnach möchte rund jeder zweite Befragte auch in Zukunft im Homeoffice arbeiten, mindestens zwei Tage pro Woche. Der Hardwarehersteller Barco hat in einer Befragung herausgefunden, dass jeder dritte Befragte bereit ist, seinen Job zu wechseln, wenn es Schwierigkeiten beim hybriden Arbeiten gibt. Rund drei Viertel (73 Prozent) der Arbeitnehmer erwägen einen Jobwechsel, weil ihr Arbeitgeber keine Richtlinien für hybrides Arbeiten hat. Laut der Studie haben derzeit jedoch nur vier von zehn Unternehmen solche Richtlinien. Wer seine Talente halten möchte, sollte nachbessern. Hybride Meetings können schon durch ein paar Tipps erfolgreich und zielführend verlaufen.
Tipps für hybride Meetings
1. Ziel des Meetings definieren und Strukturen festlegen
Wichtig ist, dass Sie das Thema, die Agenda und die Ziele des Meetings vorab definieren. Sie sollten aber auch festlegen, an welchen Tagen Sie sich mit Ihrem Team hybrid und an welchen in Präsenz treffen. Welcher Rhythmus sinnvoll ist, muss jede Organisation für sich herausfinden.
2. Meeting vorbereiten, Rollen verteilen
Geben Sie den Teilnehmern ein paar Tage vor dem Treffen die Agenda und bitten Sie sie, sich auf das Meeting vorzubereiten. Bieten Sie auch an, Fragen vorab zu beantworten. Verteilen Sie Rollen beispielsweise für Moderation und das Vorstellen einzelner Tagesordnungspunkte.
3. Zeiten und Netiquette einhalten
Halten Sie sich an die angesetzten Zeiten des Meetings und bitten Sie alle Teilnehmer, die Regeln der Netiquette zu wahren. Dazu gehört auch, pünktlich zu sein und die Kamera einzuschalten.
4. Ergebnisse schriftlich festhalten
Legen Sie vor Beginn des Meetings fest, wer die Ergebnisse schriftlich festhält. Mit Hilfe virtueller Tools können Sie Ideen und Ergebnisse visualisieren.
5. Individualität berücksichtigen
Gehen Sie auf die verschiedenen Mitarbeitertypen ein, geben Sie allen das Wort. Das erfordert Fingerspitzengefühl und eine gute Moderation.
6. Digitale Inklusion: „online first“
Finden Sie eine Balance zwischen Teammitgliedern vor Ort und solchen im Homeoffice. Jeder Teilnehmer braucht einen Platz am „virtuellen Tisch“. Das ist ein kritischer Punkt: Studien zufolge fühlen sich sechs von zehn Mitarbeitern gegenüber den Mitarbeitern vor Ort als nicht gleichberechtigt, wenn sie Meetings zugeschaltet sind. Da es für Onlineteilnehmer schwer ist, sich aktiv in Diskussionen einzuschalten, können Sie sie einbeziehen, indem Sie nach dem Prinzip „online first“ immer zuerst die zugeschalteten Teilnehmer ansprechen.
7. Aktivität vom Präsenz- in den Onlineraum verlegen
Ein Whiteboard im Konferenzraum ist für zugeschaltete Mitarbeiter nicht gut lesbar. Nutzen Sie digitale Whiteboards für alle Teilnehmer – auch für die Beteiligten vor Ort. So können alle aktiv mitarbeiten und die erarbeiteten Resultate nach dem Meeting auf ihrem PC abrufen.
8. Auflockerung zwischendurch
Bieten Sie Raum für Smalltalk und Spaß, denn das fördert das Zusammengehörigkeitsgefühl und schafft Nähe. Mit Hilfe von Tools können Sie Meetings auflockern. Neben geschäftlichen Meetings können Sie auch Räume für ein ungezwungenes Miteinander anbieten, um das Teamgefühl zu stärken.
Führungskräfte müssen sich auf hybrides Arbeiten – und hybride Meetings – als Modell der Zukunft einstellen. Auch wenn das virtuelle Zusammenarbeiten in vielen Unternehmen immer besser funktioniert, brauchen wir neben diesen Strategien auch das persönliche Miteinander. Allen Richtlinien für virtuelle Zusammenarbeit zum Trotz sollten Unternehmen daher immer wieder zu Teamtagen, -events oder anderen Treffen einladen, zu denen Teams persönlich zusammenkommen.
Kirstin Gründel