Onboarding als Grundlage für langfristige Talentbindung
Ein Onboarding ist nie von einem Tag auf den anderen erledigt. Es ist ein langer Prozess, der viele Meilensteine einschließt. Um ein neues Talent zu integrieren, müssen Stolpersteine umgangen und Schwierigkeiten aus dem Weg geräumt werden. Ein organisiertes, vielschichtiges Onboarding sorgt dafür, dass sich Mitarbeitende wohlfühlen und Bindung aufbauen. Gerade soziale und kulturelle Aspekte sind wichtig für das Wohlbefinden und das Zugehörigkeitsgefühl des neuen Teammitglieds.
Eine sehr wichtige Erkenntnis: Das Onboarding beginnt nicht erst mit dem ersten Arbeitstag, sondern schon viel früher. Ab dem Zeitpunkt der beidseitigen Vertragsunterschrift startet das Preboarding, also die Phase, in der die Onboardees noch nicht im Unternehmen sind. Dies ist eine wichtige Zeit, um Bindung aufzubauen. Häufig vergehen zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag mehrere Wochen. Diese können sich Unternehmen zunutze machen. Viele tun das allerdings nicht, denn mehr als 30 Prozent der neuen Mitarbeitenden entscheiden sich, das Unternehmen frühzeitig wieder zu verlassen. Die Fragen und Gedanken von Onboardees sind nämlich oft tiefgreifender als die Erledigung von Papierkram. Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fragen sich beispielsweise:
- Passe ich in das Team?
- Ist das Unternehmen in der Realität so, wie es sich bisher präsentiert hat?
- Werde ich den Erwartungen gerecht?
Zu einem gelungenen Onboarding gehören also neben der fachlichen Einarbeitung auch die Integration ins Team und das Kennenlernen der Unternehmenskultur – Dinge, die sich zwar in einigen Fällen von selbst ergeben, aber nicht zwangsläufig müssen. Dabei können die Personalabteilung und auch andere Teams unterstützen.
Tipps für die soziale Integration
Bei der sozialen Integration kommt es vor allem darauf an, dass sich Onboardees zu keinem Zeitpunkt allein gelassen fühlen. Kolleginnen und Kollegen kennenlernen, Gemeinsamkeiten entdecken und sich dem Team zugehörig fühlen – nur so können Bindung und gemeinsame gute Ideen entstehen.
Vor dem ersten Arbeitstag:
▶ Willkommenspäckchen versenden: Egal ob der erste Arbeitstag noch einige Wochen in der Zukunft liegt oder kurz bevorsteht: Ein Willkommenspäckchen zeigt, dass das Unternehmen an die neuen Mitarbeitenden denkt. Die Inhalte können vielfältig sein: persönliche Postkarte, Material des Unternehmens (gebrandete Kugelschreiber oder Kleidung), Süßigkeiten oder eine eigene Kaffeetasse.
▶ Rundgangsvideo vom Betriebsgelände zur Verfügung stellen: Solch ein Video hilft den Onboardees zum einen, sich vorab räumlich zu orientieren, und zeigt ihnen möglicherweise schon ihre Arbeitsplätze. Zum anderen lernen sie dadurch bereits einige Gesichter kennen und können sich Teamkonstellationen besser vorstellen.
Zum oder nach dem ersten Arbeitstag:
▶ Besonderes Willkommenspräsent bereitstellen: Einen Schreibtisch zum ersten Arbeitstag zu dekorieren und mit einem kleinen Geschenk auszustatten ist einfach. Hier passt beispielsweise ein Blumenstrauß ideal. Findet das Onboarding außerhalb des Büros, beispielsweise in einem Handwerksbetrieb statt, ist ein Essensgutschein für die Bäckerei nebenan vielleicht eine gute Idee.
▶ Schnitzeljagd organisieren: Eine Schnitzeljagd ist vor allem in größeren Betrieben eine tolle Möglichkeit, um alle Ecken und Abteilungen kennenzulernen und auch mit Personen in Kontakt zu kommen, die nicht zum eigenen Team gehören. Bei dieser Aufgabe müssen die neuen Mitarbeitenden Fragen beantworten wie: „Was wird in Halle 10 produziert?“ und „Welches Maskottchen sitzt in der Buchhaltung auf dem Sideboard?“. Fangen mehrere Personen gleichzeitig an, können sie die Schnitzeljagd gemeinsam oder als Wettbewerb durchführen.
Tipps für die kulturelle Integration
Die Geschichte eines Unternehmens, seine Werte und Zukunftspläne sind Dinge, die die Unternehmenskultur ausmachen und damit das, womit sich Onboardees identifizieren können sollten.
Vor dem ersten Arbeitstag:
▶ Video oder digitales Board mit Unternehmenswerten verschicken: Die Werte des Unternehmens entweder in einem Video festzuhalten oder auf einem digitalen Board zusammenzutragen ist nicht nur für die bestehende Belegschaft hilfreich, sondern auch für die Onboardees. So können sie schon vorab in die Unternehmenskultur eintauchen und Rückfragen stellen.
▶ Informationen über ein digitales Mitarbeiterportal bereitstellen: Nutzt das Unternehmen eine Onboardingsoftware inklusive individueller Zugänge zum Mitarbeiterportal, so kann dieses genutzt werden, um den neuen Mitarbeitenden Artikel, Bilder und Videos zu verschiedenen Themen der Unternehmenskultur bereitzustellen (Dresscode, Imagevideo, Werte). Solch ein Mitarbeiterportal hilft den Onboardees, frühzeitig anzukommen und Papierkram vorab zu erledigen.
Zum oder nach dem ersten Arbeitstag:
▶ Lockerer Austausch zum Thema Image und DNA: Die Vermittlung der Unternehmenswerte kann persönlich durch die Geschäftsführung erfolgen, es kann aber auch ein lockerer Austausch in einer bunt gemischten Gruppe stattfinden. Dieser Rahmen ist zwanglos, und die neuen Talente können Fragen stellen und gemeinsam mit den anderen Mitarbeitenden kreative Ideen entwickeln. Den Onboardees gibt es einen umfangreichen Einblick, weil Personen aus verschiedenen Bereichen zusammenkommen.
▶ Kulturelle To-dos für den Einarbeitungsplan: Der Einarbeitungsplan sollte über fachliche Aufgaben hinausgehen. Beispielsweise können hier auch Aufgaben zur kulturellen Integration berücksichtigt werden. Essen alle im Unternehmen gern Kuchen, kann ein augenzwinkerndes To-do sein: „Backe uns zum Einstand einen Kuchen.“
Fazit
Zwischen den Begriffen der Einarbeitung und dem Onboarding klafft häufig eine Lücke: Die Einarbeitung meint im eigentlichen Sinne nur die fachliche Komponente, ein gelungenes Onboarding berücksichtigt jedoch alle Aspekte. Diese Lücke muss HR schließen, indem es die soziale und kulturelle Integration durch verschiedene Maßnahmen im Onboardingprozess einplant. Das Onboarding darf HR auf keinen Fall dem Onboardee selbst überlassen, sondern HR muss es aktiv gestalten.
Lara Jagdmann, Team Marketing, d.vinci