Elektrofahrzeuge stehen hoch im Kurs. Viele Unternehmen setzen sie bereits ein oder planen ihre Einführung. Damit sich der Trend zur Elektromobilität fortsetzt, muss die entsprechende Infrastruktur – passende und finanzierbare Ladelösungen – geschaffen werden.
Ladesäulen: Win-win für Arbeitgeber
Aus Sicht von Unternehmen sprechen mehrere Gründe dafür, nicht ausschließlich auf öffentliche Ladepunkte zu setzen, sondern eine eigene Ladeinfrastruktur aufzubauen. Allen voran: Imageverbesserung durch eine klare Positionierung in Sachen Umweltschutz und Nachhaltigkeit und infolgedessen Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber.
Eigene Ladesäulen auf dem Gelände oder in der Tiefgarage des Unternehmens bringen zudem wirtschaftliche Vorteile, schließlich sind die Kosten für Strom niedriger als für Benzin oder Diesel. Das macht sich besonders in Unternehmen bemerkbar, die viele Mitarbeiter im Außendienst beschäftigen, die zwar lange Strecken zurücklegen, aber ihr Dienstfahrzeug beim Arbeitgeber wieder aufladen.
Auch der steuerliche Vorteil ist nicht zu unterschätzen. Im Gegensatz zu Benzingutscheinen für Mitarbeiter, die als geldwerter Vorteil gelten und versteuert werden müssen, sind das Aufladen eines elektrifizierten Fahrzeugs beziehungsweise eine entsprechende Unterstützung durch das Unternehmen steuerfrei.
Welche Anforderungen muss die betriebliche Ladeinfrastruktur erfüllen?
Die Anforderungen an die betriebliche Ladeinfrastruktur sollten unbedingt definiert sein, bevor Unternehmen Ladesäulen auf dem Betriebsgelände installieren. So sind Wechselstromladestationen sinnvoll, wenn das Laden der Dienstwagen in der Regel über Nacht erfolgt.
Für Lieferservices, deren Mitarbeiter schnell Zugriff auf ihr Fahrzeug haben müssen, sind dagegen Schnellladesäulen die bessere Wahl. Für kleinere Betriebe kann eine smarte Wallbox mit zwei oder mehr Steckplätzen schon ausreichend sein. Auch Einsatzgebiete, Routenplanung und die Verfügbarkeit von Lademöglichkeiten in der Umgebung sind bei der Entscheidungsfindung zu berücksichtigen.
Tipp: Private Wallbox fördern lassen
Unabhängig von der Ladeinfrastruktur des Arbeitgebers entscheiden sich viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, eine private Ladestation anzuschaffen. Tatsächlich ist die Finanzierung einer Wallbox aus eigenen Mitteln für sie die sinnvollste Option. Ein Grund: die Veränderung der Arbeitssituation, getrieben durch die Coronapandemie. Waren viele Arbeitnehmer vor der Pandemie ausschließlich in Büros tätig, so hat sich ihr Arbeitsplatz mittlerweile – zumindest teilweise – ins Homeoffice verlagert, und das wird vielfach auch so bleiben. Diese Verschiebung des Arbeitsortes bedarf einer stabilen Ladeinfrastruktur, damit das Fahrzeug im Batteriebetrieb gefahren wird.
Wer die Finanzierung einer Wallbox nicht selbst übernehmen will, der kann sie auch über den Arbeitgeber abwickeln. Dieser hat in dem Fall die Möglichkeit, dem Mitarbeiter die Wallbox entweder zu schenken – dann sind nur 25 Prozent des geldwerten Vorteils pauschal zu versteuern – oder sie ihm zu leihen. Diese Variante ist steuerfrei. In beiden Fällen bleibt die Wallbox Eigentum des Arbeitgebers. Dennoch scheuen viele von ihnen aus Halterhaftungsgründen vor diesen Varianten zurück, denn mit dem Eigentum der Ladesäule sind auch Pflichten verbunden.
Ein Zuschuss vom Arbeitgeber zur Ladesäule, der ebenfalls pauschal mit 25 Prozent versteuert werden muss, stellt daher eine pragmatische Lösung dar, von der beide Seiten profitieren. So bleibt der Beschäftigte nicht allein auf den Kosten der Ladesäule sitzen, und der Mitarbeiter ist zufrieden und unterstützt das nachhaltige Flottenziel ebenfalls.
Eine eigene, das heißt selbst finanzierte, Wallbox zu Hause ist für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer also mit Abstand der flexibelste und bequemste Weg, den Dienstwagen mit Strom zu versorgen. Zudem ist es die Variante, die am häufigsten genutzt wird. Um auch die Abrechnung der Ladekosten dabei so einfach wie möglich zu halten, empfiehlt sich eine Wallbox mit RFID-Funktion in Kombination mit einer Ladekarte des Unternehmens. Diese erfasst und verrechnet die getankte Strommenge. Einzige Voraussetzung: ein eigener, geeichter Stromzähler, der den Stromverbrauch exakt erfasst. Inzwischen gibt es auch cloudbasierte Lösungen, mit denen Ladekosten automatisch zurückerstattet werden können.
Strom von außerhalb abrechnen
Besitzt der Arbeitnehmer keine eigene Lademöglichkeit, sondern lädt sein Dienstfahrzeug an unternehmenseigenen Wallboxen oder Ladesäulen, dann ist dies grundsätzlich kosten-, steuer- und abgabefrei.
Der Strom für elektrifizierte Dienstwagen wird in der Regel jedoch auch von außerhalb bezogen, etwa an öffentlichen Ladesäulen. Die Abrechnung gestaltet sich dann etwas komplexer. Es lassen sich folgende Möglichkeiten unterscheiden:
- Der Mitarbeiter übernimmt selbst die Kosten und lässt sich vom Finanzamt einen pauschalen Auslagenersatz erstatten.
- Das Unternehmen erstattet pauschal die Kosten für das Laden des Fahrzeugs.
- Möchte der Arbeitgeber Ladekosten nicht pauschal erstatten, kann er seinen Beschäftigten einen steuerfreien Auslagenersatz für private Ladekosten gewähren. Wie bei der privaten Steuererklärung sind dann Nachweise erforderlich, die die Ausgaben belegen.
- Die einfachste Möglichkeit stellt eine Ladekarte des Arbeitgebers dar. Über diese kann direkt erfasst und verrechnet werden, wo der Mitarbeiter welche Menge Strom tankt.
Beratung – das A und O bei der E-Mobilität
Auch wenn der Wandel hin zur Elektromobilität in vollem Gange ist, haben viele Unternehmen im Rahmen der Elektrifizierung ihrer Flotte noch unbeantwortete Fragen:
- Wie will ich mein Unternehmen in der Zukunft aufstellen?
- Welche Antriebsform ist für mich besser geeignet: Plug-in-Hybrid- oder reines Elektrofahrzeug?
- Was sind meine individuellen Anforderungen beim Aufbau einer Ladeinfrastruktur?
- Welche Lösung ist für mich wirtschaftlich am effizientesten?
- Welche Risiken sind zu bedenken?
Für Unternehmen, die den Weg in die E-Mobilität einschlagen, ist es daher empfehlenswert, dass sie das Thema nicht auf eigene Faust angehen, sondern sich bei der Identifizierung ihres Bedarfs, ihrer individuellen Chancen und Risiken ausführlich und professionell beraten lassen. So können sie mit Blick auf ihre individuellen Anforderungen den für sie geeignetsten Weg einschlagen.
Katharina Schmidt, Head of Consulting, Arval Mobility Observatory & Leitung Fuhrpark, Arval Deutschland GmbH