Den Ablauf eines BEM können Unternehmen an ihre individuellen Erfordernisse anpassen und gestalten. Oft wird so vorgegangen, wie oben dargestellt.
Nachdem die sechswöchige Dauer der Arbeitsunfähigkeit festgestellt wurde, versendet der Arbeitgeber ein Einladungsschreiben an den betroffenen Mitarbeiter. Darin wird dieser über die Möglichkeit des BEM informiert. Das Schreiben kann durch ein persönliches Informationsgespräch ergänzt werden. Per Antwortbogen erklärt der Mitarbeiter sein Einverständnis oder seine Ablehnung zum BEM. Bei Zustimmung wird im Erstgespräch die aktuelle Situation des Mitarbeiters besprochen.
Zu klären ist, welchen Zusammenhang Tätigkeit und Erkrankung haben. Sieht der Mitarbeiter Gründe für die Erkrankung in seiner Arbeit oder hat die Erkrankung Auswirkungen auf seine Tätigkeit? Gemeinsam werden Maßnahmen erarbeitet, die die Arbeitsfähigkeit des Mitarbeiters wieder her- bzw. sicherstellen sollen. Die Maßnahmen werden in einem Aktionsplan festgehalten und schrittweise umgesetzt. Im besten Fall endet das BEM erfolgreich mit einem Abschlussgespräch.
Maßnahmen im BEM
Die Maßnahmen im BEM können sehr vielfältig sein und oftmals zeigen schon kleine Maßnahmen eine große Wirkung. Damit die naheliegenden Lösungen nicht übersehen werden, wird im BEM schrittweise vorgegangen und die Verhältnismäßigkeit im Auge behalten.
Folgende Leitfragen können für BEM-Berater hilfreich sein:
- Ist die ursprüngliche Tätigkeit ohne Anpassung oder mit nur temporären Anpassungen am bisherigen Arbeitsplatz fortsetzbar?
- Ist die ursprüngliche Tätigkeit am bisherigen Arbeitsplatz mit Anpassungen auf Dauer möglich?
- Ist eine ähnliche Tätigkeit in der bisherigen Abteilung möglich?
- Ist eine neue Tätigkeit im bisherigen Unternehmen möglich?
Wichtig ist es, den Arbeitsplatz und die Arbeitsabläufe genau zu analysieren. Der berühmte Skiunfall beispielsweise, bei dem die Knochen in einer Operation erfolgreich zusammengeschraubt wurden, muss für den Büroarbeitsplatz keine Probleme bereiten. Steht der Mitarbeiter aber auf einem vibrierenden Boden, könnte das Folgen haben. Es wäre also fatal, hier nicht genauer hinzuschauen.
Der Datenschutz
Der vertrauensvolle Umgang mit den sensiblen Daten ist das Fundament für eine offene und konstruktive Zusammenarbeit. Der gesetzlich vorgeschriebene Datenschutz schafft hier den geschützten Rahmen. Der Mitarbeiter wird vor dem BEM darüber informiert, welche Daten wofür genau erhoben werden. Dokumente wie die Datenschutzvereinbarung oder die Schweigepflichtentbindung schaffen zusätzlich Vertrauen. Eine Verwendung der Daten für andere Zwecke wie zum Beispiel das nächste Personalentwicklungsgespräch ist keinesfalls gestattet.
Wie BEM gut gelingen kann
Arbeitgeber, die das BEM einführen, möchten in erster Linie die Fehlzeiten verringern. Auch Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden ist in Zeiten des demographischen Wandels und des Fachkräftemangels eine wichtige Motivation. Damit beides gelingt, ist es unerlässlich, dass das BEM von den Mitarbeitern angenommen und erfolgreich umgesetzt wird. Kommunikation ist dabei ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg.
Das interne Marketing
Die Einführung und Umsetzung des BEM sollte wiederholt und breit kommuniziert werden. Gut ist, wenn Mitarbeiter bereits vor einer Erkrankung vom BEM gehört haben. Ein Zettel am Schwarzen Brett reicht da meistens nicht aus.
Besser bewährt haben sich persönliche Gespräche mit den Führungskräften, die diese Informationen an ihre Mitarbeiter tragen. So können sie als Fürsprecher und Multiplikatoren für das BEM agieren. Außerdem müssen sie häufig die Änderungen in der Arbeitsplatzgestaltung oder der Arbeitsorganisation für einen betroffenen Mitarbeiter mittragen und umsetzen.
Die BEM-Berater
Die Mitarbeiter, die die BEM-Gespräche führen, sollten sorgfältig ausgewählt werden und sich ihrer Rolle bewusst sein. Im Idealfall sind sie nicht mit anderen Aufgaben betraut, die den BEM-Berechtigten persönlich betreffen, da sonst Interessenkonflikte drohen. Für viele Unternehmen ist ein externer BEM-Berater eine gute Wahl, weil er die Rolle des neutralen Vermittlers einnehmen kann. Darüber hinaus bringen externe BEM-Berater häufig mehr Erfahrung, bessere Qualifizierung und ein stärkeres Netzwerk- und Unterstützungswissen mit.
Die BEM-Gespräche
Der Abgleich zwischen dem Anforderungsprofil der Tätigkeit und dem aktuellen Fähigkeitsprofil des Mitarbeiters gibt konkrete Hinweise auf den genauen Handlungsbedarf. Das kann nur im persönlichen Gespräch geschehen. Der Mitarbeiter ist dabei der Experte – sowohl für seine Erkrankung als auch für seinen Arbeitsplatz. Zur Erarbeitung und Umsetzung von Maßnahmen können zusätzlich weitere Akteure einbezogen werden. Je nach Bedarf unterstützen zum Beispiel die direkte Führungskraft, der Betriebsarzt, ein Mitarbeiter der Deutschen Rentenversicherung oder des Integrationsamtes.
Damit eine Wiedereingliederung nachhaltig erfolgt, sollten Maßnahmen vereinbart werden, die sowohl am Verhalten des Mitarbeiters als auch an den Verhältnissen des Arbeitsplatzes ansetzen. Bei einem Rückenleiden beispielsweise kann es notwendig sein, dass der Arbeitsplatz mit einem höhenverstellbaren Tisch, Schwingstühlen oder Rollwagen ausgestattet werden muss. Gleichzeitig sollte der Mitarbeiter auf häufigere Pausen mit mehr Bewegung achten sowie rückengerecht sitzen und heben. Die Umsetzung der Maßnahmen wird durch weitere Gespräche begleitet und gemeinsam auf Erfolg geprüft.
Fazit
Ein erfolgreiches BEM wird als ergebnisoffener Suchprozess mit vielen Beteiligten verstanden. Auf diesen Suchprozess können sich Mitarbeiter nur einlassen, wenn die Kommunikation rundum gelingt – von der Information, über die Einladung bis zu den Gesprächen. Nur wenn sich alle gut informiert und mitgenommen fühlen, kann das BEM das bewirken, was es soll.
Weitere Erfolgsfaktoren im BEM:
- Commitment: Die Geschäftsführung, die Führungskräfte und die Interessensvertreter sollten ein gemeinsames Verständnis und Bekenntnis für das BEM formulieren.
- Steuerung: Die Verantwortlichkeiten, die Strukturen und der Datenschutz sollten geklärt sein – auch im Sinne der Rechtssicherheit.
- Kompetenz: Erfolgreiche BEM-Beratungen führen zu weiteren Erfolgen, deshalb sollten die Akteure gut qualifiziert und professionell sein.
